<일 잘하는 사람의 시간은 다르게 흘러간다> - 이윤규 변호사의 시간 관리 비법 요약 정리 2

제2장은 계획을 짜는 실질적인 방법을 다룬다.

 

01. 하고 싶은 일과 해야 하는 일 정리하기

시간 관리란 시간이라는 방에 물건을 가져다 두는 것과 같다. 어디에 어떤 가구를 두고 소품으로 꾸미냐에 따라 예쁜 방이 될 수도 있고 좁고 너저분한 방이 될 수도 있다. 시간 관리는 예쁜 방 만들기를 지향한다. 평소 내가 시간을 효율적으로 사용하지 못한다는 생각이 든다면, 우선 방을 꾸미는 법, 즉 시간을 관리하는 법을 몰라서 그렇다. 이런 경우에는 관리하는 방법을 습득하면 된다. 다른 이유는 한 번에 너무 여러 생각을 하기 때문이다. 인간의 뇌는 여러 가지 일을 한 번에 처리하는 데에 능숙하지 않다. 특히 시간 관리를 막 시작한 사람이라면 욕심 내지 않고 한 번에 한 가지 일만 생각하며 처리하는 것이 좋다.

메모장에 하고 싶은 일과 해야 할 일을 적어보자. 떠오르는 대로 적으면 된다. 만약 잘 떠오르지 않는다면 만다라트 계획표를 활용하면 좋다. 만다라트 계획표는 자신이 하고자 하는 일을 세부적으로 확장시켜 나가면서 계획을 구체화하기에 좋은 툴이다. 가로 3칸, 세로 3칸, 총 9칸을 종이에 그려보자. 그리는 것이 귀찮다면 엑셀을 활용하거나, 이미 나온 이미지를 활용해서 사용해도 좋다.
9칸의 한가운데 '하고 싶은 일'이라고 적는다. 그리고 그 주변 칸에 하고 싶은 일을 생각나는 대로 적는다. 운동, 독서, 유튜브, 영어공부 등등. 다시 3X3=9칸의 그림을 그린다. 이번에는 한가운데 방금 적은 '하고 싶은 일'의 하나를 적는다. '영어공부'를 적었다면, 그 주변 칸에 영어 공부를 위해 해야 하는 구체적인 일을 적는다. 독해, 단어 외우기, 미드 보기, 팝송 듣기 등등.

목표를 수치화하여 미래에서 현재로 계획한다
하고 싶은 일이 구체화되었다면 이것으로 어떤 목표를 달성하고 싶은지 미래의 모습을 그려본다. 목표가 구체화되지 않으면 동기부여에 실패하게 되고, 계획이 작심삼일로 끝나게 될 가능성이 높다. 미래의 목표를 구체적으로 해둬야 현재 내가 해야 할 일이 구체적으로 그려진다. 단순히 '책을 많이 읽겠어'하고 결심하면, 도중에 더 재미난 것을 찾으면 계획이 중단되기 쉽다. 만일 '일 년에 책을 100권 읽겠어!'하고 결심했다면 100권 나누기 12개월 하면 한 달에 읽어야 할 책이 8~9권이라는 것을 알게 된다. 이런 목표가 있고 없고는 계획을 실행하는 데에 중요한 열쇠가 된다.

장기 계획과 함께 단기 계획도 같이 작성해야 한다. 책을 일 년에 100권, 한 달에 8~9권 읽는 장기 목표가 정해졌다면, 하루에 몇 페이지씩 읽을 것인지 매일 해나갈 세부적인 계획도 필요하다. 모든 계획은 수치화와 구체화가 중요하다. 수치화되지 않는 목표는 얼마나 달성했는지 알기 어렵고 도중에 흐지부지 되기 십상이다.

이 모든 걸 고려하면서 미래에서 현재로 계획을 짤 수 있는 방법이 있다. 바로 'SMART 원칙'이다.
1. 구체적이고 (Specific)
2. 수치화 가능하여 (Measurable)
3. 그 계획의 달성 여부를 쉽게 알 수 있어야 하며 (Achievable)
4. 비현실적이지 않고 (Realistic)
5. 기한이 존재해야 한다 (Time-bound)


일의 체계를 만드는 법
장기간 동안 해야 하는 일이거나 규모가 큰 일인 경우에는 일들 사이에 체계를 만들어두면 진행 상황을 미리 점검하고 잘못된 점을 수정해나갈 때 훨씬 편리하게 일할 수 있다. 일의 종류가 많은 경우에 효율적으로 시간을 관리하는 방법은 우선 그 일들의 이유와 목적을 생각해보고, 그것을 달성하기 위한 수단을 엄밀해 구별해야 한다.
책에 나온 예시를 보자. '다음 주부터는 매일 새벽 5시에 일어나야겠다'라고 계획을 세운 경우, 이런 계획을 세운 이유 또는 목적이 무엇인지 명확해야 한다. 아침 시간을 확보해 공부를 해서 자격증을 따려는 사람도 있을 것이고, 새벽 운동을 통해 체력을 키우고자 하는 사람도 있을 것이다. 그러나 마약 '새벽 5시에 일어나는 것' 외에 별다른 목적이 없다면, 그것은 수단 자체를 목적으로 혼동한 것으로 그 일을 실행할수록 왜 그 일을 하고 있는지 알지 못하기 때문에 시간을 낭비하게 된다.

수단을 더 세분화하는 데는 '5W 2H질문법'을 활용하면 좋다. 수치화 가능한 부분을 더 체계적으로 따져 보는 것이 가능한 방법이다.

Why - 일을 하는 이유, 즉 목표를 말한다.
What - 목표를 위해 무엇을 할 것인가?
Who - 누가 할 것인가?
When- 언제 할 것인가?
Where - 어디서 할 것인가?
How - 어떻게 할 것인가?
How much- 얼마의 비용, 시간, 노력으로 할 것인가?

최선의 계획과 최후의 계획 두 가지를 준비하기
계획을 처음 세울 때는 의욕이 넘쳐 많은 일을 실행해도 부담되기는커녕 즐겁기까지 하다. 그러나 시간이 지나면서 점점 의욕이 줄어들면 계획이 흐지부지 된다. 의욕은 있으나 컨디션이 따라 주지 않는 경우도 있다. 하여 계획은 최상의 컨디션으로 실행할 수 있는 최선의 계획과 최소한 이것만은 해야지 하는 최후의 계획 두 가지를 생각해 두면 좋다.
예를 들어, 오전에 영어 공부, 점심에 친구와 식사, 저녁에 운동, 자기 전에 독서 등을 계획해 놓았을 때 이 모든 것을 다 실행하지 못할 수도 있다. 최후의 계획으로 아침 영어 공부와 자기 전 독서는 꼭 하고 나머지는 여력이 되면 하는 계획으로 생각하는 것이다. 그러면 4개 중 2개만 했다고 실망하는 것이 아니라, 4개나 했다고 만족을 느끼게 된다.